Connaissez-vous le principe de Pareto, aussi appelé loi des 80-20 ? Selon cette théorie, 80 % des résultats seraient obtenus par seulement 20 % du travail fourni. Ces 20 % d’activité qui font la différence sont donc précisément ceux sur lesquels il faut concentrer ses efforts. Ils regroupent les tâches les plus importantes. Le problème, c’est que dans la vie de tous les jours, ce n’est pas si simple de se focaliser sur l’essentiel. Un facteur vient souvent perturber les choses : l’urgence. Et dans la société actuelle, tout semble urgent ! Nous recevons une multitude de signaux impératifs qui nous disent d’agir rapidement. Beaucoup perdent alors le sens des priorités au milieu des sollicitations, obligations, engagements, besoins, envies, imprévus, etc. Important, urgent : impossible de différencier précisément l’un de l’autre pour s’organiser intelligemment. Vous vous trouvez dans cette impasse et n’arrivez plus à faire le tri pour rester focus sur les sujets capitaux ? Grâce à cet article, apprenez immédiatement à y voir plus clair entre ce qui est pressé et ce qui est primordial. Vous réussirez ainsi à mieux prioriser vos tâches au quotidien.
Prioriser ses tâches au quotidien : pourquoi est-ce fondamental ?
Faire une to-do-list, c’est pratique pour ne rien oublier. Néanmoins, quand on a toujours mille choses à faire dans ses journées, mais jamais suffisamment de temps pour les effectuer, le quotidien peut vite devenir un enfer. Face à ce problème, la meilleure solution est donc d’apprendre à prioriser ses tâches pour construire intelligemment son planning. Si vous savez trier les sollicitations, obligations, engagements, besoins, envies, etc., et mieux hiérarchiser les actions à mener, vous en tirerez effectivement de nombreux bénéfices, parmi lesquels :
- une gestion optimale de votre temps couplée à une amélioration de votre capacité de proactivité pour pouvoir vous concentrer sur des sujets capitaux et rentables ;
- une réduction des risques d’égarement et de procrastination grâce à la clarification de vos objectifs quotidiens ;
- un gain de productivité et d’efficacité en répartissant mieux l’utilisation de vos ressources physiques, mentales et émotionnelles ;
- une diminution du mauvais stress en supprimant les corvées inutiles de votre agenda ;
- un renfort de la flexibilité et des marges de manœuvre à disposition pour faire face aux événements imprévus ;
- un sentiment de contrôle décuplé en redevenant maître de votre organisation.
Important, urgent : comprendre les deux notions pour mieux définir ses priorités
Si vous voulez hiérarchiser correctement vos occupations quotidiennes pour concentrer vos efforts sur des actions cruciales, il est primordial que vous sachiez faire la différence entre deux caractéristiques majeures d’une tâche : l’importance et l’urgence. Dans cette optique, il est temps d’apprendre à définir ce qui tient de l’important et ce qui rentre dans le cadre de l’urgent.
Comment définir une tâche importante ?
L’importance est un indicateur du degré d’intérêt que possède un élément aux yeux de quelqu’un ou de l’aspect décisif d’un paramètre dans une situation. Une tâche est donc qualifiée d’importante si son impact sur les objectifs est perçu comme fort ou si sa valeur ajoutée est considérée comme élevée. Ici, le côté essentiel est totalement subjectif. Quand nous déterminons l’importance d’une tâche, nous agissons selon une logique personnelle liée à nos objectifs, nos obligations, nos engagements, nos responsabilités, nos besoins, nos valeurs, etc. Ainsi, il est conseillé de vous poser les questions suivantes avant de passer ou non à l’action :
- Est-ce que cela va m’apporter un réel avantage, me permettre d’avancer ou m’aider à résoudre un problème clé ?
- Est-ce vraiment utile de consacrer mon énergie à faire cela ?
- Ai-je une meilleure solution à disposition ?
- Quelles seront les conséquences si je reste inactif ?
Prenons un exemple : déclarer ses revenus aux impôts. C’est obligatoire. Il n’y a aucune alternative pour y échapper. Des sanctions sont prévues pour ceux qui oublient. C’est donc une tâche importante.
Comment définir une tâche urgente ?
L’urgence est un état de fait indiquant une nécessité de passer à l’action rapidement, voire instantanément. Dès que le signal est lancé, le compte à rebours démarre. Poussant à se presser sous peine d’éventuelles conséquences préjudiciables, elle est déclenchée par une date butoir proche, un délai de réalisation court, des horaires inflexibles, un risque immédiat, un imprévu, une contrainte extérieure, etc.
Dans ce sens, une tâche est qualifiée d’urgente si elle doit être réalisée sur-le-champ pour produire l’effet recherché ou si l’échéance fixée est brève et non prolongeable une fois arrivée à terme. Reprenons notre exemple des impôts. Si vous devez déclarer vos revenus au plus tard le 1er juin à minuit et n’avez rien fait le 31 mai à 12 h, ça devient urgent !
Attention, les urgences ne sont pas toutes importantes !
Important vs Urgent : il faut toujours rester vigilant par rapport aux pseudo-impératifs. Bien que certaines urgences ne présentent aucun caractère crucial ou décisif, beaucoup de personnes ont tendance à leur accorder une importance démesurée et non justifiée. Plusieurs raisons peuvent expliquer cette mauvaise appréciation de la réalité. L’une des principales est un manque de confiance en soi. En effet, lorsqu’on n’a pas foi en ses capacités, le temps peut sembler défiler à vitesse grand V si quelqu’un nous dit de nous dépêcher. Avec le stress qui se fait sentir, on se met la pression et on oublie de prendre du recul pour se demander s’il est essentiel d’agir. Par réflexe, on fait alors le raccourci « urgent = important ».
Autre explication : le fait de pouvoir observer rapidement les effets des tâches urgentes réalisées donne l’impression d’avancer. Parfois trompé par un faux sentiment de productivité, on a du mal à se rendre compte que ce que l’on fait actuellement n’est pas si important. Enfin, une troisième source de confusion vient d’un stéréotype : le mot « urgence » renvoie à l’hôpital, aux crises, aux catastrophes, etc. Ce terme est donc souvent perçu comme une alarme annonçant une incertitude, un problème, voire un danger. À cause de cela, nous sommes conditionnés à associer important et urgent. La solution pour déterminer si vous devez vraiment vous presser pour réaliser une tâche ? Clarifier la situation en répondant avec précision à ces deux questions :
- Pourquoi ça urge ?
- Quel est le dernier délai ?
La matrice d’Eisenhower : un outil de productivité pour établir ses priorités entre urgence et importance
« J’ai deux sortes de problèmes : les urgents et les importants. Ceux qui sont urgents ne sont pas importants et ceux qui sont importants ne sont jamais urgents ». Cette phrase a été prononcée par Dwight D. Eisenhower, 34e président des États-Unis. Militaire haut gradé, celui que l’on surnommait Ike était un stratège hors pair. C’est donc à partir de sa citation qu’un outil de productivité a vu le jour : la matrice d’Eisenhower. Reposant sur les axes « important » et « urgent », le mécanisme consiste à séparer les tâches à effectuer en quatre catégories. Analysons-les.
Quadrant 1 : les tâches importantes et urgentes
Tout ce qui est classé dans le quadrant 1 doit être fait immédiatement. Ces tâches sont essentielles et ne peuvent pas attendre à cause d’une échéance ou des conséquences de l’inaction. Elles doivent donc être positionnées en haut de votre échelle des priorités. Exemples : payer son loyer dans les délais impartis, faire opposition sur sa carte bancaire en cas de perte ou de vol, etc.
Quadrant 2 : les tâches importantes mais non urgentes
Tout ce qui est classé dans le quadrant 2 doit être réalisé, mais peut être reporté. Bien qu’elles peuvent attendre, ces tâches restent essentielles. Elles n’ont pas besoin d’être prioritaires sur celles du quadrant 1, mais plus vous passerez de temps à vous en occuper, moins vous serez pris de court. Une grosse partie des 20 % de travail qui fournissent 80 % des résultats se jouent d’ailleurs ici. Les actions du quadrant 2 contribuent donc fortement à votre bonheur et à votre succès. Exemples : relancer un recruteur après avoir candidaté pour un poste, faire ses séances de sport pour rester en forme, etc.
Quadrant 3 : les tâches non importantes mais urgentes
Tout ce qui est classé dans le quadrant 3 doit être effectué rapidement, mais n’apporte aucune plus-value. Ces tâches pompent beaucoup d’énergie pour pas grand-chose et bouffent du temps. Souvent confondues avec celles du quadrant 1, elles sont en réalité dispensables. Les solutions quand elles remplissent votre planning sont de les déléguer, de demander de l’aide, de négocier les échéances, d’informer que vous avez d’autres priorités ou de dire non. Exemples : tous les petits services sollicités par autrui, faire les soldes le dernier jour sans besoin précis, etc.
Quadrant 4 : les tâches non importantes et non urgentes
Tout ce qui est classé dans le quadrant 4 doit être réduit au maximum. Important, urgent : rien de cela ici ! Ces tâches sont de la simple distraction et apportent 0 % de productivité. En revanche, les éradiquer n’est pas forcément ce qu’il faut faire. Perdre son temps est un moyen de décompresser. Il est donc plutôt sain de consacrer une petite partie de vos journées à des activités futiles. Exemples : regarder une série TV, surfer sur Internet, etc.
Important, urgent : le mot de la fin pour prioriser ses tâches avec brio
Comme le démontre la matrice d’Eisenhower, qui vous aidera à classer les actions inscrites dans votre to-do-list quotidienne, c’est bien l’important qui doit prendre le dessus sur l’urgent en matière de gestion des priorités. Pour hiérarchiser vos tâches, le plus difficile sera donc d’identifier ce qui est réellement important à vos yeux. Dès que vous aurez clarifié ce point crucial, vous serez armé pour rester imperméable aux stimuli des fausses urgences. Toutefois, si vous voulez vraiment devenir un super-héros de l’organisation, n’oubliez pas un principe élémentaire : multiplier les priorités, c’est diviser ses forces. Même si ce sera parfois dur, il faudra donc savoir trancher en tenant compte de votre énergie, du temps à votre disposition et de la difficulté des missions.
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