Vous accomplissez énormément de tâches au quotidien ? Vous parvenez à atteindre les objectifs grâce à cette immense productivité personnelle ? Même en étant efficace et fort comme Hercule, il est possible de se sentir débordé de travail, au point de ne plus pouvoir en faire plus pour arriver à ses fins sans s’épuiser inutilement. Vous ne devez donc pas attendre la saturation avant de commencer à optimiser vos efforts et maîtriser votre temps. Au risque de contredire un célèbre slogan de campagne présidentielle, vous n’avez pas forcément besoin de « travailler plus pour gagner plus ». Au lieu de vous infliger un agenda de ministre pour accroitre vos chances de succès, vous pouvez apprendre à réaliser vos actions avec brio… sans gaspiller vos trois batteries physique, mentale et émotionnelle. C’est là toute la différence entre l’efficacité et l’efficience.
Être efficace, c’est remplir ses missions par n’importe quel moyen. La finalité positive est le seul élément qui compte. Être efficient, c’est aboutir au meilleur résultat possible en dépensant un minimum d’énergie. Le but est d’économiser ses ressources sans perdre en rendement. On recherche donc un seuil de rentabilité pour rester productif et maximiser son efficacité, sans se mettre dans le rouge. Vous saisissez la subtilité et souhaitez devenir un super gestionnaire de vous-même ? Découvrez 4 leviers de management de soi pour atteindre une meilleure efficience… et obtenir plus avec moins d’efforts !
1. Optimiser son énergie pour obtenir plus en faisant moins d’efforts
Pour être efficient, la fin ne justifie pas les moyens. Il faut plutôt se dépenser de manière constructive. L’idée est de trouver la méthode qui permet d’atteindre ses objectifs avec succès, tout en gaspillant le moins d’énergie possible. En effet, lorsqu’on fait face à une problématique dans sa vie personnelle ou sa vie professionnelle, on a parfois tendance à s’acharner jusqu’à obtenir satisfaction. On met de l’huile de coude pour venir à bout de la difficulté et on se donne de la peine pour être plus efficace, mais l’entêtement et la course à la performance poussent souvent à faire des efforts qui alourdissent inutilement la charge de travail.
Même avec de l’efficacité au bout, le ratio entre l’énergie consommée et les résultats obtenus est alors mauvais. La question de l’efficience n’est donc pas réglée. Pour mieux optimiser l’utilisation de vos forces physiques, mentales et émotionnelles, prenez ainsi du recul sur vos capacités, sur vos ressources internes et externes, ainsi que sur la situation à laquelle vous êtes confronté. Par exemple, imaginez que vous essayez de décrasser une casserole brûlée. Si vous la frottez comme un fou pendant une heure, vous arriverez probablement à tout nettoyer, mais finirez surtout épuisé par vos efforts intenses.
En revanche, que se passera-t-il si vous mélangez un peu d’eau chaude, de liquide vaisselle et de bicarbonate de soude, laissez agir le temps que les résidus se décollent, puis revenez plus tard pour passer un coup d’éponge et rincer ? Eh bien, le processus sera plus long, mais vous aurez fourni maximum 15 minutes d’efforts légers pour relever le défi. Vous pourrez donc libérer votre emploi du temps et consacrer votre énergie à d’autres activités. Avec un tel niveau d’efficience, vous obtiendrez largement plus en faisant beaucoup moins.
2. Privilégier l’endurance à la vitesse pour être efficient sur la durée
Dans la société actuelle, nous avons tendance à penser que pour avoir plus, il faut aller vite. Il y a comme une règle tacite qui pousse à faire un maximum de choses en un minimum de temps pour être plus productif et plus efficace dans son travail. Eh oui, c’est bien connu : « le temps c’est de l’argent » ! Par conséquent, dès qu’on emprunte un chemin sécurisé, moins fatigant, mais plus long, on culpabilise de paraître à la traîne et de perdre un avantage potentiel. Bilan des courses : par souci de rapidité, on se fixe des échéances intenables, on bourrine coûte que coûte et on emprunte des raccourcis douteux qu’on ne maîtrise même pas. On finit alors par s’épuiser en faisant des efforts intenses pour un résultat acceptable.
Autant vous dire que considérer la vitesse comme l’un des indicateurs ultimes de la mesure de la performance conduit souvent à une totale inefficience. Plutôt que de gagner du temps, on en perd bêtement ! Face à ce constat, contenez votre impatience, privilégiez l’endurance au sprint et respirez au lieu de suffoquer sans cesse. Pour obtenir plus en fournissant moins d’efforts, acceptez de ralentir un peu le rythme en étalant votre dépense d’énergie. Soyez-en sûr : pour atteindre l’efficience, prendre son temps en misant sur des actions régulières de courte durée est un investissement rentable.
Par exemple, vous aurez plus de chance d’apprendre correctement une langue étrangère en vous exerçant 15 minutes par jour, qu’en suivant un mois intensif de cours. D’une part, la répétition régulière favorisera la mémorisation. D’autre part, le risque d’abandon sera minime en optant pour le petit effort journalier. De quoi être plus performant à long terme ! Enfin, n’oubliez pas de faire des pauses dans vos journées et de bien dormir pour récupérer. C’est important, car pour être efficient, il faut surtout avoir la forme dans les moments d’activité qui comptent. Bref, en réduisant la cadence, votre gestion du temps et des ressources utilisées sera meilleure pour travailler intelligemment.
3. Focaliser son attention sur les bonnes priorités pour gagner en efficience
Connaissez-vous la loi de Pareto ? Selon cette théorie, 20 % des actions produisent 80 % des résultats. Pour être efficient, il faut donc focaliser son attention sur les activités qui possèdent la plus grande valeur par rapport à ce que l’on vise. Afin de ne pas dilapider son énergie inutilement, il est ainsi primordial de fixer ses priorités en supprimant certaines tâches. Nous parlons de celles qui sont chronophages et n’apportent aucune création de valeur pertinente. Dans cette optique, voici trois bonnes pratiques à appliquer pour éviter toute confusion :
- définir ses objectifs de manière claire ;
- faire une liste de tâches précises à effectuer ;
- privilégiez l’important à l’urgent dans sa journée de travail (matrice d’Eisenhower).
Par ailleurs, pour ne pas diviser vos efforts cérébraux, apprenez à :
- dire non aux sollicitations extérieures qui vous vampirisent ;
- supprimer les sources de distractions ou d’interruptions présentes sur votre lieu de travail ;
- lâcher le contrôle sur ce que vous ne maîtrisez pas ;
- déléguer les urgences et les imprévus ;
- ne jamais faire plusieurs choses en même temps.
En effet, à force d’avoir la tête partout, les personnes multitâches augmentent leur charge mentale et finissent par n’avoir l’esprit nulle part. Elles se perdent en voulant tout faire et sont donc moins performantes sur la durée. Frustrées et impuissantes, elles s’usent à petit feu, tendent vers la procrastination et peuvent même faire un burn-out. À l’inverse, celles qui savent prioriser, hiérarchiser et se concentrer sur une seule tâche à la fois en font moins, mais sont plus productives sans pour autant risquer leur santé au travail.
D’ailleurs, si vous voulez augmenter davantage votre degré d’efficience, regroupez au maximum les activités similaires pour ne pas fatiguer votre cerveau lorsqu’il est focus et restez logique dans votre planning pour être bien organisé. Par exemple, en gestion de projet, on termine les actions stratégiques et préparatoires qui demandent de la réflexion, avant de passer aux missions opérationnelles qui nécessitent de l’application. Cette organisation du travail permet de mieux gérer ses priorités pour réaliser des gains de productivité. À l’inverse, si l’on fait tout en même temps, on rame et on gaspille ses ressources.
4. Rester soi-même pour obtenir de meilleurs résultats sans s’efforcer
Si vous désirez être efficient pour obtenir plus en faisant moins d’efforts, restez vous-même au quotidien et ne poussez pas le perfectionnisme à outrance. En général, calculer pour masquer sa vraie nature et devenir ce que veulent les autres est très épuisant, sans apporter de réels bénéfices par rapport aux moyens mis en œuvre. Par exemple, si vous souhaitez adopter une posture de manager inspirant et apprécié, inutile de forcer le trait lourdement pour paraître séduisant, spirituel, drôle, etc.
Totalement contre-productive, cette attitude est inefficace et inefficiente. Elle ne renforcera donc pas votre leadership. Au contraire, en étant artificiel, votre comportement sonnera faux. Vous ne prendrez aucun plaisir et les gens finiront par le remarquer. En conséquence, vous vous userez bêtement pour un résultat inverse à celui escompté. Bref, pour devenir une personne efficiente, ne trichez pas. Relâchez-vous mentalement et émotionnellement, acceptez d’être imparfait, faites confiance à votre intuition et laissez les choses venir !
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